Kako stvoriti besprijekoran sustav arhiviranja na računalu

Ovaj wikiHow vas uči kako organizirati datoteke na računalu stvaranjem sustava arhiviranja iz mapa.

Koraci

Dio jedan od 3: Postavljanje

1. jedan Razumijevanje terminologije vašeg sustava arhiviranja. Tri su glavna pojma s kojima biste se trebali upoznati prije stvaranja sustava prijave:
   • Datoteka - Pojedinačna stavka, poput slike ili dokumenta.
   • Mapa - Spremnik za pohranu koji se koristi za čuvanje datoteka ili drugih mapa.
   • Podmapa - Mapa unutar mape.
2. 2 Odredite koje datoteke morate organizirati. Vaše računalo već ima ugrađeni upravitelj datoteka (File Explorer na Windowsima, Finder na Macu) koji organizira vaše datoteke u razne mape, tako da vaš sustav arhiviranja treba biti namijenjen stvarima poput često korištenih datoteka, stavki koje želite držati odvojeno od datoteke ostatak datoteka vašeg računala i privremene resurse projekta.
   • Pokušaj premještanja sav sadržaj zadane mape računala u vaš sustav za arhiviranje može uzrokovati da računalo (ili određeni programi) prestanu raditi ispravno.
3. 3 Odaberite mjesto za svoj sustav arhiviranja. Najjednostavnije mjesto za stvaranje sustava arhiviranja je radna površina, jer će postavljanje vašeg sustava arhiviranja olakšati pristup datotekama nego ako ga stavite u drugu mapu na računalu.
   • Ako radije svoj sustav arhiviranja smještate u unaprijed instaliranu mapu (npr. Mapu Dokumenti), imajte na umu da ćete morati otići do te mape kako biste sustav arhiviranja otvorili svaki put kada ga želite koristiti.
4. 4 Ne koristite svoj sustav arhiviranja za programe. U sustavu Windows mnogi programi daju vam mogućnost gdje ih želite instalirati. Ako ne instalirate prijenosni program (npr. Program koji se može pokrenuti s bilo kojeg mjesta na računalu ili bljeskalici), tijekom postavljanja uvijek koristite zadani put instalacije programa.
   • Neupotreba ispravne instalacijske staze može rezultirati programskim pogreškama.
   • Mac računala ne daju vam mogućnost da odredite drugačiji put instalacije.
   Oglas

Dio 2 od 3: Stvaranje sustava arhiviranja

1. jedan Saznajte kako stvoriti mape na računalu. Možete stvoriti novu, praznu mapu i imenovati je kako god želite na Windows i Mac računalima:
   • Windows - Desnom tipkom miša kliknite prazan prostor, odaberite Novi , kliknite Mapa , unesite ime svoje mape i pritisnite ↵ Unesi .
   • Mac - Idite na mjesto na kojem želite stvoriti mapu, kliknite Datoteka , kliknite Nova mapa , unesite ime svoje mape i pritisnite ↵ Unesi .
2. 2 Ne zaboravite koristiti intuitivne naljepnice za svoje mape. Umjesto da skraćujete nazive mapa ili koristite sleng, unesite sažeti opisni naziv za svaku mapu.
   • Na primjer, mapa dokumenata trebala bi imati oznaku 'Dokumenti' ili nešto slično, a ne 'Dokumenti'.
   • Dobro je pravilo označiti svoje mape kao da stvarate sustav arhiviranja da bi druga osoba mogla kretati bez pomoći.
3. 3 Idite u mapu u kojoj želite stvoriti svoj sustav arhiviranja. Ako svoj sustav arhiviranja izrađujete na radnoj površini, prije nastavka provjerite jeste li tamo.
   • Korisnici Windowsa ne mogu stvoriti sustav arhiviranja u aplikaciji This PC (ili My Computer).
4. 4 Stvorite osnovnu mapu. Ovo je mapa u koju će ići mape vašeg sustava arhiviranja, pa je nazovite nekako poput 'Datoteke' ili 'Moj sustav arhiviranja'.
5. 5 Otvorite osnovnu mapu. Dvaput kliknite osnovnu mapu da biste to učinili.
6. 6 Stvorite mapu 'Privremena'. Ovo je mapa u kojoj ćete pohranjivati ​​datoteke koje ne moraju nužno biti spremljene dulje od nekoliko dana (npr. Datoteke za projekt na kojem radite).
   • Mapa 'Privremena' uvijek bi trebala biti izravno unutar osnovne mape radi jednostavnog pristupa.
7. 7 Stvorite mapu za svaku kategoriju dokumenta koji želite organizirati. Mape kategorija shvatite kao 'ladice' ormarića za dokumente. Ovaj će se korak razlikovati ovisno o vašim potrebama, ali nazivi potrebnih mapa mogu sadržavati nešto ili sve od sljedećeg:
   • Dokumenti
   • glazba, muzika
   • Slike
   • Videozapisi
   • Raditi
8. 8 Stvorite podmape za mape kategorija. Otvorite mapu kategorije, a zatim stvorite mapu u njoj koja će služiti kao mapa potkategorija. To će dodatno razdvojiti vaše datoteke.
   • Na primjer, ako je mapa vaše kategorije s oznakom 'Dokumenti', možda ćete imati tri podmape s naslovima 'Word dokumenti', 'PDF-ovi' i 'Proračunske tablice'.
   • Ovaj postupak možete ponoviti i s podmapama: otvorite podmapu, a zatim unutar nje stvorite mapu.
   • Zamišljajte podmape kao omotnice za arhiviranje koje se koriste u ladici ormarića za knjige (gdje je mapa kategorija ladica).
9. 9 Premjestite datoteke u svoj sustav arhiviranja. Sada kada imate okvir za svoje datoteke, morat ćete početi premještati stvari poput dokumenata, slika, glazbe, videozapisa i tako dalje u odgovarajuće mape u sustavu arhiviranja. To ćete najlakše učiniti klikom i povlačenjem datoteka u potrebne mape.
   • Na Windows računalu možete odabrati datoteke koje želite premjestiti, pritisnite Ctrl + X za kopiranje i brisanje datoteka, a zatim idite na mjesto mape i pritisnite Ctrl + V zalijepiti u datoteke.
10. 10 Stvorite skrivene mape ako je potrebno. Ako imate datoteke koje želite zadržati privatnima, možete ih sakriti u skrivenoj mapi, a zatim isključiti prikaz skrivenih mapa na računalu. To će spriječiti slučajnog njuškača da naiđe na vaše osjetljive podatke.
    • Imajte na umu da će neki programi za indeksiranje i dalje prikazivati ​​mapu ako je skrivena.
    Oglas

Dio 3 od 3: Održavanje sustava arhiviranja

1. jedan Redovito izrađujte sigurnosne kopije sustava za pohranu. To je vrlo važno, jer će tako osigurati da se vaše datoteke uvijek mogu dohvatiti i održati računalo organiziranim. Najlakši način izrade sigurnosne kopije sustava za arhiviranje je kopiranje odabirom i pritiskom Ctrl + C (Windows) ili ⌘ Command + C (Mac), otvorite vanjski tvrdi disk ili bljeskalicu i tamo zalijepite sustav arhiviranja pritiskom Ctrl + V (Windows) ili ⌘ Command + V (Mac). Zatim mapu sustava arhiviranja možete preimenovati u datum sigurnosne kopije.
   • Svoj sustav arhiviranja također možete prenijeti na uslugu pohrane u oblaku kao što je Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ili DropBox.
   • Svakako čuvajte sigurnosne kopije sustava arhiviranja najmanje jednu godinu. To će osigurati da ćete, čak i ako je vaše računalo ugroženo ili izbrišete datoteku za koju smatrate da vam nije potrebna, moći pristupiti sigurnosnoj kopiji za vraćanje najnovije verzije.
2. 2 Uspostavite pravila za sebe. Vaš sustav arhiviranja samo će vas tako organizirati; ako želite u potpunosti iskoristiti organizacijske sposobnosti vašeg sustava, morat ćete slijediti vlastita pravila za njegovo korištenje. Neka dobra pravila koja treba držati uključuju sljedeće:
   • Nikada ne pohranjujte labave datoteke u mapu koja sadrži i podmape.
   • Mapu 'Privremeno' ispraznite barem jednom tjedno.
   • Izbjegavajte brisanje dokumenata, potvrda ili drugih potencijalno korisnih predmeta, čak i ako mislite da je njihova korisnost povećana.
   • Ne zadržavajte se na datotekama kojima je istekao rok ili beskorisne datoteke.
   • Izradite sigurnosnu kopiju sustava evidencije jednom tjedno.
3. 3 Izbrišite nepotrebne datoteke sustava arhiviranja. Kako vrijeme prolazi, neki od sadržaja vašeg sustava arhiviranja postat će uvijek zastarjeli, suvišni ili na neki drugi način nepotrebni za čuvanje. Iako se možda osjećate kao da biste trebali držati ove datoteke 'za svaki slučaj', bolje je da ih izbrišete i oslobodite nereda nego da ih držite.
   • Ako redovito izrađujete sigurnosne kopije sustava arhiviranja na tvrdom disku ili usluzi pohrane u oblaku, učinite to nakon izrade sigurnosne kopije sustava arhiviranja.
   • Uklanjanje nepotrebnih datoteka vašeg sustava za arhiviranje, dok ih spremate u sigurnosnu kopiju, osigurat će vam da im i dalje imate pristup ako se ukaže potreba, a pritom držite čvrst sustav arhiviranja na računalu.
4. 4 Ne zaboravite spremiti nove datoteke izravno u svoj sustav arhiviranja. Kada stvarate dokumente ili preuzimate datoteke, obično ćete imati mogućnost odabrati mjesto na koje ćete ih spremiti; dok će većina programa koristiti zadanu mapu negdje na vašem računalu ako ne odaberete određeno mjesto, stavke možete spremiti u svoj sustav arhiviranja klikom Spremi kao ili pretraživati a zatim odlazak u mapu sustava arhiviranja koju želite koristiti.
   • Obično ćete koristiti Spremi kao opcija prilikom spremanja dokumenta iz programa (npr. Microsoft Word dokument), dok će datoteke preuzete iz vašeg web preglednika obično trebati odabrati mapu ili kliknuti Pretraživati... .
5. 5 Preimenujte datoteke kako biste smanjili vizualnu gužvu. Prema zadanim postavkama većina preuzetih datoteka imat će vlasnička imena. Ove datoteke možete preimenovati kako biste koristili vlastite formulacije kako biste očistili vizualnu prezentaciju sustava arhiviranja:
   • Windows - Desnom tipkom miša kliknite datoteku, kliknite Preimenovati u padajući izbornik upišite sve što želite nazvati datotekom i pritisnite ↵ Unesi .
   • Mac - Jednom kliknite datoteku, pritisnite ⏎ Povratak tipku, unesite sve što želite nazvati datotekom i pritisnite ⏎ Povratak .
6. 6 Steknite naviku korištenja i održavanja vašeg sustava arhiviranja. Kao i bilo što drugo, i za korištenje vašeg dosjea u mjeri u kojoj je to moguće, bit će potrebna praksa i dosljednost. Ako se sjetite svakodnevno koristiti svoj sustav za arhiviranje, naviknete se pronaći i koristiti svoje datoteke u njemu i dosljedno čistite svoj sustav za arhiviranje kad završite s tim, vaše će računalo za tren biti dobro organizirano. Oglas

Pitanja i odgovori zajednice

traži Dodajte novo pitanje

• Pitanje Koja je razlika između podmape i datoteke? Podmapa je mapa u drugoj mapi koja se koristi za organiziranje i spremanje datoteka. Datoteka je stavka u mapi.
• Pitanje Kako mogu dodati novu datoteku u mapu? Nakon izrade mape možete ili a) premjestiti postojeće datoteke s drugih mjesta u novu mapu ili b) tijekom postupka spremanja spremiti sve nove datoteke izravno u novu mapu.
• Pitanje Koji je najbolji način za prijavu e-pošte za sustav arhiviranja? Mnogi poslužitelji e-pošte koriste sustav arhiviranja sličan onome na računalu. Kada želim sortirati e-poštu u mape, uzmem u obzir koje kategorije e-pošte obično dobivam. Neki koji vam padnu na pamet su marketing, bilteni, razgovori, e-računi i važni zapisi. Stvorite mapu za svaku od kategorija koje su vam potrebne i premjestite e-poštu u mape. Mnogi sustavi e-pošte omogućuju vam i 'označavanje kao pročitano', što biste možda željeli raditi dok tražite e-poštu koju ne morate uvijek otvarati da biste znali u koju kategoriju ulaze.

Pitanja bez odgovora

• Koji je učinkovit sustav arhiviranja kada mogu čuvati velike dokumente? Odgovor

Postavite pitanje Preostalo je 200 znakova. Uključite svoju adresu e-pošte da biste dobili poruku kada odgovorite na ovo pitanje. podnijeti
Oglas

Podržite wikiHow obrazovnu misiju

Svaki dan na wikiHow naporno radimo kako bismo vam pružili pristup uputama i informacijama koje će vam pomoći da živite bolji život, bez obzira na to radi li vas na sigurnijem, zdravijem ili poboljšanju vaše dobrobiti. Usred trenutne krize javnog zdravstva i gospodarstva, kada se svijet dramatično mijenja, a svi učimo i prilagođavamo se promjenama u svakodnevnom životu, ljudi trebaju wikiHow više nego ikad. Vaša podrška pomaže wikiHowu kako stvoriti detaljnije ilustrirane članke i videozapise i podijeliti našu pouzdanu marku obrazovnih sadržaja s milijunima ljudi širom svijeta. Molimo razmislite o tome da danas date svoj doprinos wikiHowu.