Kako postaviti događaj za prikupljanje sredstava

Bez obzira želite li se uključiti u aktivizam ili trebate prikupiti novac za sebi blisku svrhu, događaj prikupljanja sredstava zabavan je i učinkovit način za to. Odaberite uzrok i vrstu događaja, a zatim pronađite mjesto za održavanje događaja. Zakažite događaj i organizirajte sve potrebne potrepštine, usluge i osoblje kako biste se pobrinuli za logistiku. Tržite prikupljanje sredstava i prodajte ulaznice da biste ljudi stvarno došli. Na dan događaja pobrinite se da se unaprijed pripremite za prikupljanje sredstava kako biste osigurali njegovo nesmetano odvijanje. Uskoro ćete skupljati novac za nešto što vam je važno i pomagati drugima!

Koraci

Dio jedan od 6: Odabir vrste događaja

1. jedan Definirajte uzrok svog događaja prikupljanja sredstava. Odaberite uzrok ili problem koji vam je važan ako želite prikupiti novac za dobrotvorne svrhe. Zapišite razloge zbog kojih želite prikupiti novac ako je to osobni cilj, kao nprprikupljanje novca za svoj sportski tim.
   • Na primjer, možete odabrati prikupljanje novca za borbu protiv raka,humanitarna kriza u Sudanu, ili bitka protiv šumskih požara u Australiji. Odaberite samo jedno važno pitanje za koje ćete prikupiti sredstva kako biste izbjegli da vas premore.
   • Ako niste sigurni za što želite prikupiti novac, ali znate da se želite uključiti u prikupljanje sredstava, pokušajte razgovarati s organizacijama u vašoj zajednici. Skloništa za beskućnike, veteranske organizacije, škole i knjižnice često trebaju financiranje, a vi ćete stvarno utjecati na to u svojoj zajednici.
2. 2 Postavite svoj cilj prikupljanja sredstava. Utvrdite iznos novca koji želite umrežiti, a to je iznos novca koji vam ostaje nakon što oduzmete troškove, izračunavajući koliko trebate ili želite prikupiti za uzrok. Ako ovaj broj radite, pomoći će vam u planiranju ostatka događaja.
   • Na primjer, ako prikupljate novac za suzbijanje šumskih požara u Australiji, možete postaviti neto cilj od 10 000 američkih dolara za doniranje u dobrotvorne svrhe koje pomažu tome. To znači da želite prikupiti 10.000 USD za tu svrhu, plus dovoljno za pokrivanje troškova događaja prikupljanja sredstava.
   • Ako prikupljate novac za nešto poput sportskog tima, možete izračunati koliko vam novca treba za stvari poput nove opreme ili putnih troškova koji će vam pomoći da postavite svoj cilj. Ako vam treba 1.000 USD za nove dresove i 4.000 USD za putovanje na turnir, postavili biste neto cilj od 5.000 USD.
   • Najbolje je biti potpuno transparentan sa svojim donatorima i pristalicama o tome kamo će ići novac koji prikupljate.
3. 3 Odaberite ciljanu publiku na temelju onoga za koga mislite da brine o vašem cilju. Razmislite o svrsi vašeg događaja prikupljanja sredstava i odlučite hoće li biti usmjeren prema široj publici ili će ciljati određeniju publiku, poput prijatelja i obitelji članova vašeg sportskog tima, poslovnih ljudi ili roditelja. To će vam pomoći odabrati vrstu događaja i odrediti koga i koliko ljudi pozvati.
   • Na primjer, veliki dobrotvorni cilj, poput prikupljanja novca za djecu u Sudanu, može imati veliku, općenitiju ciljanu publiku, jer je to svjetsko, a ne lokalno pitanje.
   • Ako prikupljate novac iz osobnijih razloga, poput računa veterinara za kućnog ljubimca, bilo bi logičnije ograničiti publiku na obitelj, prijatelje i bliske članove neposredne zajednice kojima je uzrok važniji.
4. 4 Stvorite proračun. Napravite popis svih stvari za koje znate da ćete trebati potrošiti novac za događaj. Uključite stvari poput osoblja, prostora za događanja, hrane i pića, pozivnica, gostujućih govornika ili zabavljača i bilo kojih drugih predmeta ili usluga koji će koštati.
   • Ako još ne znate točnu cijenu svega što ćete morati platiti, to je u redu. Možete napraviti proračunsku tablicu sa svim navedenim troškovima, a zatim je ispuniti s procijenjenim troškovima svake stavke dok nastavljate planirati.
   • Možda ćete moći dobiti usluge, predmete, pa čak i prostor za događaje koje doniraju lokalne tvrtke ili organizacije. Objasnite im da ste domaćin prikupljanja sredstava za svoju dobrotvornu organizaciju i da doniranjem vašeg događaja mogu pomoći dostojnom cilju i otkriti svoje poslovanje.
5. 5 Odaberite vrstu događaja za održavanje na temelju publike i proračuna. Odlučite održati nešto tradicionalno, poput autopraonice, tihe dražbe ilivečeraako se ne osjećate previše kreativno. Isprobajte nešto drugačije poput utrke, borbe u vodi ili dodgeball turnira ako želite napraviti nešto jedinstvenije i zabavnije.
   • Na primjer, ako vodite prikupljanje sredstava kako biste koristili školskom bendu, možete organizirati rasprodaju školskih kolača ili karneval.
   • Pobrinite se da događaj bude iskustvo u kojem je zabavno sudjelovati. Možete imati gostujuće govornike, bend, aktivnosti nakon večere ili bilo što drugo što možete smisliti, a koje će goste zabavljati i angažirati. Budite kreativni!
   • Kad razmišljate o idejama za događaj, možete birati između događaja koji se temelje na uslugama, poput autopraonica, i događaja koji se temelje na natjecanju, poput sportskih turnira.

   Savjet : Ne zaboravite uzeti u obzir svrhu prikupljanja sredstava, svoj proračun i ciljnu publiku prilikom odabira vrste događaja koji će biti domaćin. Na primjer, ne biste željeli voditi borbu na vodi ako su vaša ciljana publika starije osobe.

6. 6 Pronađite mjesto za održavanje događaja. Potražite velike zatvorene prostore za događaje poput škola, vinarija, restorana ili konferencijskih centara ako će se vaš događaj održavati unutra. Potražite vanjske prostore poput parkova ili sportskih terena ako ste domaćin vanjskog događaja.
   • Možete pokušati saznati gdje su održana druga slična događanja i pitati o dostupnosti tih mjesta.
   Oglas

Dio 2 od 6: Zakazivanje prikupljanja sredstava

1. jedan Zakažite datum i vrijeme. Provjerite je li prostor u koji želite baciti prikupljanje sredstava dostupan u dan i vrijeme koje želite i rezervirajte ga. Ostavite dovoljno vremena između sada i datuma događaja da pozvani mogu odgovoriti, ako je primjenjivo.
   • Nemojte planirati svoj događaj za iste dane kao i veliki praznici ili drugi veliki događaji kako biste izbjegli sukobe i povećali broj polaznika.
2. 2 Obiđite objekte odabranog mjesta kako biste planirali postavljanje događaja. Provjerite ima li dovoljno mjesta i saznajte koje zalihe možete koristiti, ako ih ima. Napravite mapu prostora i nacrtajte kamo će različite stvari ići na dan događaja.
   • Na primjer, ako na prireditvenom prostoru poput konferencijskog centra organizirate prikupljanje sredstava, oni vjerojatno imaju stvari poput mikrofona, zvučnih sustava i druge elektronike na raspolaganju za posudbu ili iznajmljivanje.
   • Ako ste domaćin prikupljanja financijskih sredstava na otvorenom, planirajte gdje će biti stvari poput parkirališta i koncesijskih kabina.
3. 3 Obavijestite nadležna tijela i popunite sve potrebne papire. Istražite na mreži ili razgovarajte s drugim ljudima koji su ugostili prikupljanja sredstava u vašem području kako biste saznali koje su dozvole potrebne. Ispunite sve potrebne papire i platite sve naknade kako biste osigurali da je vaš događaj zakonit i izbjegli novčane kazne ili druge probleme.
   • Na primjer, ako držite tombolu, možda ćete trebati razgovarati s nadležnim organima za igre na sreću. Ako prodajete hranu, možda ćete trebati provjeriti kod zdravstvenog odjela.
   Oglas

Dio 3 od 6: Organiziranje događaja

1. jedan Kupite sve potrebne zalihe. Pogledajte popis stavki koje ste izradili za svoj proračun. Kupite što više zaliha unaprijed i budite sigurni da znate gdje možete nabaviti bilo što drugo što morate kupiti neposredno prije događaja.
   • Na primjer, za tihu dražbu trebat će vam stvari poput stolova, međuspremnika, papira, olovaka i donirane robe i usluga za dražbu.
   • Ako jedete na svom događaju, trebat će vam stvari kao što su hrana, piće, čaše, tanjuri i pribor za jelo.

   Savjet : Veće predmete koje ćete upotrijebiti samo jednom, poput stolova i stolica, možete unajmiti od tvrtke za najam događanja.

   
   
   
2. 2 Rezervirajte sve usluge koje su vam potrebne za događaj. Angažirajte bilo koje osoblje koje vam treba, poput osoblja osiguranja ili osoblja koje čeka. Zakažite uslugu hrane, zabavu i sve ostalo što vam treba za prikupljanje sredstava.
   • Na primjer, ako želite imati zabavu uživo na događaju, unaprijed rezervirajte bend. Ako želite strogo kontrolirati ulaz, unajmite zaštitara koji će prisustvovati ulaznim vratima. Ako poslužujete hranu, rezervirajte tim ugostitelja koji će opskrbiti hranu i poslužiti goste.
3. 3 Okupite tim volontera koji će raditi na događaju. Razgovarajte s prijateljima, obitelji, ljudima koje poznajete koji podržavaju vašu svrhu i pitajte ih jesu li spremni pomoći u vašem prikupljanju sredstava. Okupite dovoljno volontera koji će vam pomoći u aktivnostima prije događaja, kao i u vođenju samog događaja.
   • Broj dobrovoljaca koji vam treba ovisi o tome koliko je velik događaj. Možete sastaviti popis svih različitih uloga i odgovornosti u kojima želite pomoć kako biste odlučili koliko volontera trebate.
4. 4 Prenesite zadatke vodstva i druge odgovornosti svom timu za događanja. Nakon što okupite tim, dodijelite zadatke članovima svog tima i pobrinite se da svi razumiju njihov određeni posao ili zadatak. Potaknite članove tima da postavljaju pitanja ako im nije jasno u vezi sa svojim zadatkom ili odgovornostima.
   • Na primjer, ako održavate tihu dražbu, možda će vam trebati 1-2 osobe koje će vam pomoći u marketingu i prodaji ulaznica prije događaja. Tada će vam možda trebati 1 osoba koja će primati donacije i baratati novcem na dan događaja, 1 osoba koja će goste usmjeravati na parkiralište i 1 osoba da goste uveze na njihova mjesta.
   Oglas

Dio 4 od 6: Marketing marketinškog prikupljanja sredstava

1. jedan Promovirajte događaj prikupljanja sredstava putem interneta. Upotrijebite društvene medije, e-poštu i možda web stranicu za predstavljanje događaja. Stvorite stranice za događaj na Facebooku i Instagramu kako biste ga reklamirali.
   • Ako samo radite jednokratno prikupljanje sredstava, možda ne bi imalo smisla raditi na stvaranju web stranice za događaj. Međutim, ako vidite da bacate više, vrijedi potrošiti vrijeme i trud na stvaranje barem osnovne web stranice koju možete koristiti kao odredišnu stranicu s informacijama o događaju.

   Savjet : Zamolite prijatelje, obitelj i pristaše vašeg cilja da promoviraju događaj putem svojih kanala na društvenim mrežama. Možete i pokušati pitati lokalne tvrtke hoće li one biti voljne promovirati vaš događaj putem svojih društvenih mreža.

2. 2 Pošaljite e-poštu svim kontaktima. Izradite nekoliko e-adresa, uključujući početnu najavu i 2-3 daljnja e-maila koji oglašavaju događaj koji uključuju veze na sve kanale društvenih medija događaja i informacije o tome kako kupiti ulaznice, donirati i prisustvovati. Pošaljite ove e-poruke svim osobnim kontaktima.
   • Također možete zatražiti od svojih prijatelja, obitelji i navijača da proslijede ili pošalju svaku e-poštu na njihove popise kontakata kako bi proširili vijest na više ljudi.
3. 3 Upotrijebite tradicionalne medije za oglašavanje prikupljanja sredstava. Uklonite oglasni prostor u lokalnim novinama ako si to možete priuštiti ili kontaktirajte uredništvo da biste pokušali dobiti vijesti o događaju. Obratite se lokalnim radijskim i TV postajama da biste vidjeli hoće li izvještavati o vašem događaju.
   • Možete razmotriti i druge oblike tradicionalnih medija, poput plakata i letaka, ali imajte na umu da ove metode nisu vrlo ekološke. Koristite ih samo ako smatrate da je prijeko potrebno da se riječ proširi.
4. 4 Ulaznice za događaj u pretprodaji. Koristite besplatnu web stranicu, poput EventBrite, za online prodaju ulaznica. Pitajte lokalne tvrtke jesu li voljne biti prodajna mjesta za fizičke ulaznice i oglašavajte se tamo gdje su karte dostupne dok oglašavate događaj.
   • Možete ponuditi popust za „rane ptice“ kako biste potaknuli ljude na ranu kupnju.
   • Također možete ponuditi grupni popust kako biste potaknuli ljude da kažu svojim prijateljima i rezerviraju u većim grupama.
   • Razmislite o VIP događaju ranog pristupa. Na primjer, ako ste domaćin tihe dražbe, možete dodatno naplatiti VIP ulaznice koje vlasnicima omogućuju rani ulazak na dražbu i proširivanje robe. Ili, ako ste domaćin dobrotvornog koncerta, možete se sastati prije koncerta i pozdraviti za VIP-ove.
   Oglas

Dio 5 od 6: Priprema financija

1. jedan Otvorite a bankovni račun ako je potrebno u vašem području. Na primjer, u mnogim državama SAD-a morate otvoriti bankovni račun za svoju dobrotvornu organizaciju ako želite primati donacije od javnosti. Napravite neko istraživanje na mreži kako biste saznali je li to potrebno tamo gdje živite.
   • Stavite ime na račun kako biste bili sigurni da je jasno za porezne svrhe. Na primjer, ako prikupljate sredstva za dijete po imenu Susan Baker, koje se liječi od raka, imenujte račun nekako poput „Donacijski fond Susan Baker“.
2. 2 Nabavite kutiju za zaključavanje i promijenite se ako planirate primati gotovinu i čekati donacije. Spremite novac i čekove koje primite u pretinac. Promijenite i u kutiji za zaključavanje ili neka osoba zadužena za donacije zadrži kusur u novčanici ili novčanici.
   • Ako ćete donacije primati čekom, ispišite ili napišite veliki, jasan znak koji će davateljima donacija znati kome se čekovi plaćaju, a koje možete postaviti negdje vidljivo tijekom događaja.
3. 3 Nabavite odgovarajuću opremu ako želite primati plaćanja kreditnom karticom. Nabavite automat za kreditne kartice ili mobilni uređaj za plaćanje, kao što je Square, koji radi s mobilnim telefonima ako želite primati uplate karticom.
   • Imajte na umu da Square ima pripadajuće naknade i da banke s kreditnim karticama uzimaju postotak svake prodaje kao plaćanje.
   • Također možete postaviti PayPal račun koji će vam pomoći u primanju donacija.
   Oglas

Dio 6 od 6: Postavljanje i vođenje događaja

1. jedan Počnite s postavljanjem dan prije ili vrlo rano na dan događaja. Uvijek postoje propusti u posljednjem trenutku koji uzrokuju kašnjenja, zato se pobrinite za pripremu prije vremena početka događaja. Pitajte možete li postaviti dan ili noć prije događaja hoćete li ga ugostiti u zatvorenom prostoru ili prvo stići ujutro da biste započeli postavljanje na dan događaja kako biste bili sigurni da sve ide bez problema.
   • Pokušajte pridobiti tim volontera koji će vam pomoći u postavljanju tako što ćete pitati prijatelje, obitelji i velike pristaše vašeg posla da li su voljni doći pomoći vam oko postavljanja.
2. 2 Odradite vježbanje događaja s bilo kojim osobljem događaja nakon postavljanja. Pobrinite se da svi znaju gdje bi trebali biti tijekom događaja i koje su njihove odgovornosti. To će osigurati nesmetano odvijanje događaja i nema zabune među pomagačima.
   • Na primjer, ako je na događaju parkiranje, neka netko od vaših pomagača vježba usmjeravanje zamišljenog prometa. Ako će netko sjediti u gostima, neka uvježba kako će to učiniti.
3. 3 Dajte jasne upute za goste. Pobrinite se da polaznici točno znaju kamo ići i koja je funkcija svakog prostora. Stvorite znakove ili brošure s detaljima o događaju, poput vremenske trake i karte.
   • Na primjer, ako izvodite tihu dražbu, napravite velike natpise koji određuju gdje se mogu dati ponude, gdje ljudi odlaze platiti i sve druge potrebne informacije.

   Savjet : Ako tijekom događaja trebate pružiti usmene upute, svakako postavite zvučni sustav i mikrofon i isprobajte ih prije dolaska gostiju.

4. 4 Postavite nekoga zaduženog za primanje i rukovanje donacijama. Postavite stol za donacije i dodijelite volontera da stalno upravlja stolom kako bi prikupio donacije i bavio se novcem. Osigurajte im kutiju za zaključavanje za gotovinu i čekove, kao i opremu potrebnu za primanje bilo kojih drugih oblika plaćanja, poput automata za kreditne kartice ili kvadratnog sustava.
   • Svakako imajte nekoga tko neprestano prati stol s novcem i donacijama. Ako glavna odgovorna osoba treba ustati i otići u kupaonicu ili nešto slično, pobrinite se da ih netko privremeno zamijeni.
5. 5 Angažirajte se s gostima tijekom događaja. Budite pozitivni i energični. Pitajte goste zabavljaju li se i imaju li povratnih informacija. Dajte im do znanja koliko ste zahvalni na njihovoj posjećenosti i velikodušnosti.
   • Razmislite i o načinima kako angažirati goste na mreži. Na primjer, možete stvoriti hashtag za događaj i zamoliti goste da podijele svoja iskustva putem društvenih mreža s hashtagom. Također možete stvoriti filtar događaja na Instagramu i zamoliti goste da prenose slike pomoću filtra dok su prisutni.
6. 6 Pošaljite zahvalnice pristašama i gostima nakon završetka događaja. Objavite opće poruke zahvalnosti pristalicama, donatorima, volonterima i gostima na društvenim mrežama čim događaj završi. Pošaljite personalizirane zahvalnice e-poštom svima koji imaju kontakt podatke 1-2 dana nakon događaja.
   • Obavezno uključite podatke o tome koliko ste novca uspjeli prikupiti i podsjetite sve na što će novac ići.
   • Navedite sve relevantne informacije o tome kako ljudi mogu nastaviti podržavati cilj. Na primjer, poveznice s dobrotvornim organizacijama koje primaju trajne donacije za nešto poput gladi u svijetu.
   Oglas

Pitanja i odgovori zajednice

• Pitanje Kako mogu promovirati prikupljanje sredstava?Rob Wu
  Stručnjak za digitalno prikupljanje sredstava i financiranje iz sredstava Rob Wu izvršni je direktor tvrtke CauseVox, digitalne platforme za prikupljanje sredstava namijenjene neprofitnim organizacijama. CauseVox djeluje tako da dobrotvorima pomogne prikupiti više novca uz manje napora. Rob je prikupio preko 200 000 američkih dolara za vlastite neprofitne crowdfunding projekte, a njegov su rad prepoznali CNN, Christian Science Monitor i Wall Street Journal.Rob WuOdgovor stručnjaka za digitalno prikupljanje sredstava i financiranje iz njih: Pošaljite e-poštu ljudima koje poznajete i potencijalnim donatorima koji objašnjavaju što pokušavate postići.
• Pitanje Možete li biti premladi za domaćinstvo prikupljanja sredstava? Imam manje od 13 godina. Možda će vam trebati pomoć odraslih, ali nikada niste premladi za prikupljanje sredstava. Moja je kći to napravila kad je imala 8 godina.
• Pitanje Što bih trebao napisati na letacima? Trebali biste napisati samo privlačne ključne točke, poput naziva događaja, i onoga što će se ponuditi (Igre! Tomboli! Hrana!) Itd. Obavezno navedite ime kome je događaj namijenjen i ime koga pokreće ga. Moguće uključiti sponzore.
• Pitanje Gdje mogu održati događaj prikupljanja sredstava? Neke su mogućnosti lokalna teretana, park, crkva ili društveni centar.
• Pitanje Je li prodaja hrane dobra ideja za prikupljanje sredstava? Da, i mnoge su organizacije prikupile potrebna sredstva kroz stvari poput prodaje pečenja.
• Pitanje Kako mogu pronaći nekoga tko je dobar planer prikupljanja sredstava da mi to isplanira? Internet je obično dobro mjesto za početak. Obavezno provjerite i pobrinite se da onaj koga gledate ima utvrđeni dosije kao dobar planer. Slobodno pokrenite brzo pretraživanje Googlea na bilo čemu što pronađete. Potražite stvari poput svjedočenja kupaca i recenzija ako možete. Imajte na umu da su mali, manje poznati momci ponekad jednako dobri, pa biste mogli pokušati riskirati.
• Pitanje Mogu li održati događaj prikupljanja sredstava vani? Vanjski događaji izvrsna su ideja dok god je vrijeme lijepo, a vi ste vlasnik posjeda. Ako je na nekretnini koja nije u vašem vlasništvu, trebat će vam dozvola vlasnika zemljišta prije nego što nastavite.
• Pitanje Trebaju li mi pravni dokumenti za uspostavu događaja prikupljanja sredstava? Ovisi o konkretnim događajima koji će se dogoditi na prikupljanju sredstava. Na primjer, ako držite tombolu ili prodajete ulaznice 50/50, obratite se lokalnim vlastima u igrama na sreću. Također, ako poslužujete ili prodajete alkoholna pića, trebali biste potražiti dozvolu za piće.
• Pitanje Kakvi bi trebali biti ukrasi za tombolu? Na štandu s kojeg prodajete tombolu možete istaknuti natpise, plakate i druge oblike oglašavanja. Koristite puno boja i, ako je moguće, neka se prikažu nagrade.
• Pitanje Mogu li angažirati plesače, glazbenike i umjetnike za svoj projekt prikupljanja sredstava? Da. Morate biti sigurni da su izvođači prikladni za vaš događaj i da imate njihovu uplatu i sav potreban materijal, zalihe ili opremu. Možda ćete čak moći pronaći neke umjetnike koji su voljni donirati svoje vrijeme za vašu svrhu.